中行荆门分行规范档案鉴定销毁科学管理见成效

05-18 10:01  

近年来,中行荆门分行遵循总行及省行《关于集中开展档案鉴定销毁工作的通知》要求,本着“档案是记载历史书籍,更是记录银行成长印迹”的本质属性,坚持档案管理的系统性、历史性、规范性、完整性、利用性的原则,优化档案基础管理,发挥档案的利用价值。与此同时,规范档案鉴定和销毁,腾挪库容。截至目前,可供销毁无保存价值的档案41643卷/件,其中,文书档案 1125件,会计档案40518卷/件。已销毁会计档案2063册,缓解了库容压力。           

强化责任,成立鉴定销毁专班推进            

为保证档案鉴定销毁有序推进,按照“分级组织、按条线实施”的原则进行,该行成立了以分管行长朱杉杉为组长,综合管理部、财务管理部、公司业务部、交易银行部、个人数字金融部、消费金融部、风险管理部、信息科技部、内控合规部、人力资源部等部门负责人为组员的档案鉴定销毁工作小组,由综合管理部负责此项工作的统筹管理及信息扎口,各业务档案条线管理部门负责具体实施。下发了《中国银行荆门分行档案鉴定销毁方案》,拟订从2020年开始,分批次、分阶段,利用四年时间,集中鉴定销毁2019年年底已到期应销档案。每年按照应销总量10%、30%、30%、30%的比例,逐年有序推进销毁工作,确保至2023年底前将全部存量超期档案鉴定销毁完毕。            

避免误销,实施分类清理精准鉴定            

该行严格按照《中国银行股份有限公司档案鉴定销毁操作规程》要求,一是文书档案管理人员依据文书档案保管期限有关规定,对确无保存价值的文书档案进行清理,与实物档案进行了逐一的复核盘点及初步鉴定后,共梳理出到期应销毁的文书档案共1125卷/件,制作形成了《中国银行荆门分行文书档案鉴定销毁清册》。 档案鉴定销毁工作小组召开了文书档案销毁鉴定专题会议,对《中国银行荆门分行文书档案鉴定销毁清册》内容进行复审鉴定,并在《中国银行档案销毁鉴定审批表》上全体签字确认。2021年10月18日,行长办公会第29次会议审批同意对无保存价值的1125卷/件文书档案进行销毁。分行向省行上报《关于荆门分行文书档案销毁的请示》,得到省行批复,将择机启动销毁。  

二是会计档案管理人员依据《会计档案归档范围及保管期限表》和省分行渠道与运营管理部要求,严格对照《会计档案移交清册及案卷目录》开展清点、鉴定及销毁初审,并于6月19日由档案鉴定销毁工作小组召开会计档案销毁鉴定专题会议,对《2021年荆门分行会计档案销毁清册》内容进行了复审鉴定,全行至2020年底到期应销毁的会计档案共40518卷/件;2021年6月25日,分行财务管理部向省行上报《关于荆门分行超过保管期限会计档案销毁的请示》,省行以鄂中银渠运【2021】20号文批准该行可销毁会计档案2063册,可拆分保存会计凭证36769册。 三是其他条线档案管理人员已梳理出到期档案数据清单,根据授信、个贷、银行卡等档案类型的特殊性和重要性,避免发生档案误销隐患,经其各自请示省行相关条线后,决定暂不启动科技档案、授信档案、个贷档案及银行卡档案销毁工作。            

科学销毁,规范操作流程确保合规            

会计档案销毁流程启动后,2021年9月初起,省分行派人现场指导,开始对可拆分保存的会计凭证进行拆分工作,至10月底该行已拆分保存会计凭证22703册,已抽取可销毁会计档案1484册,合计24187册,已超过本年度应拆分保存和应销毁计划数,对拆分完成后的永久保管档案进行塑封后重新造册登记并报省行,塑封后的会计档案作为永久档案保存。对已拆分出的701、289凭证及抽取的可销毁会计档案进入实物销毁流程。2021年11月5日,该行与荆门市涉密载体销毁中心联系后,在省行派人现场指导下,由综合管理部(含安全保卫)、财务管理部、内控合规部及会计档案鉴定小组成员参加现场监销工作,           

由安全保卫部参与并负责装车、运输及销毁全过程的安全工作。相关人员对可销毁会计档案实施现场装车(共4箱、161袋),并由监销人员跟车运输到荆门市涉密载体销毁中心,监销人员在现场监督签字确认和拍照。整个过程操作合规,安全可靠,无泄密风险。同时档案人员整理销毁资料(包括审批文件、销毁清单、销毁鉴定书、签收表、现场照片等)归入本年度会计档案永久性保存。保证了过期档案适时销毁,释放了库容。            

来源:中行荆门分行  钱文美                

编辑:张舒娜

一审:余素萱

二审:郑勇

三审:周舟   


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